Managed IT-Services – was ist denn darunter zu verstehen?

In Handwerks- und Dienstleistungbetrieben und im gesamten Bereich der Klein- und Mittelständischen Unternehmen (KMU) sind die Betriebsinhaber und Verantwortlichen mit den zunehmenden Regulierungsbestrebungen europäischer und deutscher Behörden belastet. Die DSGVO und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind hier relativ junge gesetzliche Vorgaben. Wie sicher und wie lange müssen Unternehmer ihre geschäftlichen E-Mails aufbewahren; in welcher Form dürfen seit Nov. 2020 nur noch Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gestellt werden? Das alles sind Themen, die in kleinen Betrieben lästig sind und einen verhältnismäßig großen Aufwand bedeuten. Ein geflissentliches Nichtbeachten kann den Verantwortlichen allerdings recht kostenintensiv auf die Füße fallen. Oliver Puls als ortsansässiger IT-Spezialist und Datenschutzexperte erläutert uns hier einmal, wie Managed IT-Services die Unternehmen nicht nur in diesen Belangen unterstützen können.

Die Frage, was Managed Services denn eigentlich bedeutet, taucht wirklich immer wieder auf. Managed Services sind genau definierte Leistungen aus dem Informations- oder Kommunikationsbereich, die ein IT-Dienstleister über einen längeren Zeitraum regelmäßig für seinen Auftraggeber erbringt. Das kann z. B. die regelmäßige Kontrolle der IT-Infrastruktur sein, um auftretende Probleme rechtzeitig erkennen und lösen zu können. Dazu gehören z. B. auch die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO oder der GoBD. Denn auch dafür muss die IT entsprechend eingerichtet sein. Das Leistungsspektrum ist dabei sehr flexibel. Grundsätzlich werden die Service-Leistungen vor Abschluss eines Rahmenvertrages gemeinsam definiert und festgehalten. Auf Basis eines vorab vereinbarten SLA (Service-Level-Agreement) können die im Vorfeld definierten Leistungen dann vom Kunden zu jeder Zeit nach Bedarf abgerufen werden.

So können Serviceangebote durch die standardisierte Bereitstellung skalierbar gemacht und damit vergleichsweise günstig angeboten werden. So haben die Kunden also die Möglichkeit, einzelne Leistungen aus dem Rahmenvertrag, z. B. bei Expansion ihres Unternehmens auf weitere Arbeits- und Maschinenplätze oder Filialen hochzurechnen.
Wir bieten zum Beispiel unterschiedliche Service-Level an. Nach einer im Vorfeld gesamtheitlichen Bedarfsermittlung und Entwicklungs-Strategie empfehlen wir unseren Kunden individuell auf ihr Unternehmen und ihre Bedarfe angestimmte Leistungspakete zu monatlich einfach zu kalkulierenden Gebühren an. Sie haben die Kosten im Griff und wir die Technik. Die Spielarten reichen von der Bereitstellung einzelner Hard- und Softwarefunktionen – etwa Server-Leistungen, Speicherplatz oder Security – bis hin zum „Shared“ Hosting von Infrastrukturkomponenten und Anwendungen.

Wir können über unsere Managed Services im Unternehmen vorhandene IT-Abteilung hervorragend unterstützen oder entlasten, machen sie aber nicht überflüssig. So können sich die IT-Abteilungen verstärkt auf die aktive Unterstützung des Business bei Innovationen und Prozessverbesserungen konzentrieren, anstatt ihre ganze Energie für die Gewährleistung des IT-Betriebs aufzuwenden.

Für Betriebe, die aufgrund ihrer Größe oder Ausrichtung keine eigene IT-Abteilung benötigen, und das sind im Bereich der Handwerksbetriebe und mittelständischen Unternehmen einige, übernehmen wir auch gerne die komplette Betreuung der IT-Infrastruktur und des IT-Betriebes. Wir agieren dann wie eine ausgelagerte IT-Abteilung. Mit den Fernwartungsmöglichkeiten, die uns heutzutage zur Verfügung stehen geht das auch oft ohne große Wartezeiten oder Anfahrtskosten. Flexibilität ist hier das Zauberwort, denn wenn es irgendwo in der IT klemmt, dann ist Zeit tatsächlich bares Geld. Kleine Fehler können schnell ganze Produktionsketten lahm legen oder Prozesse aufhalten. Und auch im Themenspektrum der immer kompliziert werdenden Vorschriften und Regelungen im Dokumentenmanagement können unentdeckte Versäumnisse direkt oder auch erst Jahre später zu erheblichen Schwierigkeiten mit den Ämtern und Behörden führen. Bei uns können die meisten Leistungen, die wir im Rahmen unserer Managed Services als Pakete anbieten, auch als Einzelleistungen gebucht werden. So können unsere Kunden nur das hinzubuchen, was sie ergänzend benötigen oder sich rundum absichern und uns ganze Bereiche anvertrauen. Wir helfen gerne weiter.